情况说明书格式
2017常用写作格式及范例
①标题：第一行居中写明“通知”或“关于XX 的通知”;
②称呼：换行顶格写明被通知方的名称，后用冒号;
③正文：另起一行空两格写通知内容，如会议通知包括会议内容、时间、地点、出席对象和有关准备事项等;
④署名：正文下一行的右下方写发出通知的单位或组织;
⑤日期：写在署名下一行的右边。
例：
通知
各班班主任和政治老师：
明天下午第三课后在党支部办公室召开班主任和政治老师会议，讨论研究怎样加强学校政治思想工作问题。请充分准备意见，准时参加。
校党支部办公室
2012年12月6日
2、留言条
是指找人没有找到，又没有时间等候，只能留给对方一个简短而明了的条据。
①称谓：称谓要顶格写，条子留给谁就称呼谁;
②正文：转行空两格写正文，简单明了的把你要给对方说的事情写清楚;
③署名和日期：在正文右下方写清楚谁留的条子，并在署名的下一行写清年、月、日。
例：
刘磊同学：
原定星期日的春游改在星期六了。原因是气象台预报星期日有中雨。上午八时在校门口集合，请你准时参加。
同学：王明
×年×月×日
3、请假条
①标题：第一行正中写“请假条”三字;
②称谓：顶格写称谓，即向谁请假，注意应加上其职务，以示尊重;
③请假原因：空两格，说明请假事由，如病假、事假等;
④请假起止时间：×月×日至×月×日，共×天;
⑤祝颂语：如“此致 敬礼”(注：可要可不要);
⑥请假人签名：右侧对齐;
⑦请假时间：在签名下面，写上请假条书写的日期。
例：
请假条
尊敬的李老师：
因我的生活费所剩无几，需回家去取，特向您请假两天(3月16、17日)。请您批准。
学生：张小光
20xx年x月xx日
规定的格式与范文细说
1.规定的概念
规定是规范性公文中使用范围最广、使用频率最高的文种。它是领导机关对特定范围内的工作和事务制订
相应措施，要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文。规定是局限于落实某一法律、法规;加强其
项管理工作而制定的，具有较强的约束力，而且内容细致，可操作性较强。
2.规定的分类
大致可以分为方针政策性和具体事宜性两种。
3.规定的结构
规定由首部和正文两部分组成。
(1)首部。包括标题、制发时间和依据等项目。
1)标题。一般有两种构成形式：一种是由发文单位、事由、文种构成;另一种是由事由和文种构成。
2)时间和依据。用括号在标题之下注明规定发布和签发的时间和依据。有的规定是随“命令”、“令”等
文种同时发布的。
(2)正文。正文的内容由总则、分则和附则组成。
总则交代制定规定的缘由、依据、指导思想、适用原则和范围等。分则即规范项目，包括规定的实质性内容
和要求具体执行的依据。
附则说明有关执行要求等。 规定是企业机关或部门对于某项工作或活动作出原则性的规范或约束的一种常用文体。规定是一种法规性文件,用以制定某项工作的实施细则或具体管理措施,属于下行公文。
规定由标题、日期、主送单位、正文、发文单位几部分构成。
(1) 标题
与大多数公文的标题写法相同,由发文单位、事由和文种三部分组成。如《××市人民政府关于组织职工技术比赛的规定》。
(2) 发文日期
可以放在标题的下面,也可以置于正文之后。经一定会议批准的重要规定,日期在标题之下;基层单位和机关制定的,日期写在正文之后。
(3) 主送机关
普发性规定,通常不写主送机关,而且常采取"通知"转发的形式。如《中共××市委办公厅关于印发督促检查、信息、文件处理工作三个暂行规定的通知》。
只在某些范围内实行的规定,可以按一般文件的格式注明主送机关。
(4) 正文
正文一般分为开头、主体、结语三部分。
开头。规定是对某项工作的管理措施,可以是全面的,也可以是专项的。开头部分总述制定本规定的目的、依据,有针对性,必要时也可叙述制定原因。
主体。通常采用条目式写法,一项内容为一条,简明、准确、具体。内容简单的就直接写出,不必分条,写作时要灵活掌握。
结语。一般用"本规定自发布之日起施行"或"本规定自××××年×月×日起施行"表述。除此之外,也可写出该规定的解释权所属者。
(5) 发文单位
发文日期置于标题之下的,正文后可不写发文单位名称;发文日期写在正文之后,应注明发文单位名称。
(二)规定的写作范文
××市人民政府关于
(1990年8月30日××市人民政府第29号令
发布1993年3月9日××市人民政府第2号令修改)
为消灭蚊蝇,改善环境卫生,保障人民健康,市人民政府决定:动员全社会力量,坚决防治蚊蝇孳生,做到人人动手灭蚊蝇,实现处处无蚊蝇。
一、本市城区、近郊区(包括农村地区)和远郊区的城镇,工矿区内的机关、团体、部队、企事业等单位(以下简称单位),街巷、广场、游览区、市场等一切公共场所(以下简称公共场所)和居民住宅院落,必须分别按照国家和本市市容环境卫生、食品卫生、公共场所卫生等法律、法规、规章和本规定,清除蚊蝇孳生条件。
厕所、下水道口、垃圾站(桶、箱)、污物容器、雨水污水蓄积地等一切易于慈生和聚集蚊蝇的处所,必须分别采取冲洗、消毒、打扫、平整等卫生措施,严防蚊蝇孳生、聚集,及时消灭蚊蝇和蚊蝇幼虫。
食品生产经营厂店、饮食业摊商、单位内部食堂等一切易招蚊蝇聚集的场所,必须采取有效措施预防和消灭蚊蝇。
单位、居民住宅院落,必须经常保持院内公共卫生和家庭卫生,做到室外无蚊蝇孳生地,室内无蚊蝇。
近效农村集体经济组织和农户饲养禽畜,应搞好饲养场所及其周围的环境卫生,清除蚊蝇孳生条件。近郊菜区堆肥场,由乡政府统一规划设置垃圾处理场、粪库、粪池等,应做好卫生保洁工作,粪库、粪池也应加盖密封。在蚊蝇孳生季节,应经常喷洒高效低毒杀虫药。
二、违反本规定,造成蚊蝇孳生、招致蚊蝇聚集和发现蚊蝇不予消灭的,按以下规定予以处罚。
……
七、本规定自1990年9月1日起施行。
主题词:环卫 法制 规定 命令
发送:各区、县人民政府,各市级机关、人民团体、企事业单位,中央在×机关、部队,外省、市驻×机构(在《××日报》、《××法制报》上刊载)
共印1370份
××市人民政府办公厅
1993年3月20日印发
书写格式
1)标题：第一行居中写明“申请”或“xxx申请”，加上标明性质的字样。
(2)称呼：换行顶格写接收申请书的单位名称或领导同志姓名，后用冒号。
(3)正文：另起一行空两格写申请内容。内容应包括三个方面：第一，申请什么，要求批准什么;第二，提出申请的目的和理由;第三，表明自己的态度(或决心、愿望等)。
(4)结尾：写表示敬意之类的专用语。
(5)署名。
(6)日期。
申请书与请柬、感谢信、倡议书等属于专用信。申请书除第一行居中写申请名称外，其于部分与一般书信的格式一样。请求的事情一定要写明确，理由要充分，言辞也要恳切。
格式模板
1．称呼
也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。（具体可参见第四编《应酬称谓》）称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。如：
亲爱的小明：（要顶格写）
另外，这里简要说明几条细则：
（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸”、“妈”、“哥”、“嫂”等；亲戚关系的，就写关系的称谓，如“姨妈”、“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“赵阿姨”、“黄叔叔”等。
（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”、“敏华”、“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”、“同志”，如“瑞生”、“老纪”、“小邹”、“三毛”等。
（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“乐毅”、“君平”、“阿明”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“李花侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”、“儿子”等。
（4）给师长的信，通常只写其性或其名，再加“老师”二字，如“段老师”、“周师傅”、“宏海老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”、“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“孙松平老师”、“王达夫师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”、“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“董教授”、“陈大夫”、“佟工程师”等。
（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”、“诸位先生”、“XX等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称。如“XX委员会”、“XX公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”、“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”、“负责同志”、“总经理”、“厂长”等。
如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”、“敬爱的”、“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”，反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
2．正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。如：
你好！久未见面，别来无恙。（问候语，空两格写起）
最近，我在学习电脑。对于电脑，我自己可以说是一窍不通，只能加紧恶补……（这是正文，要空两格写起）
问候语之后，常有几句启始语。如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3 ．结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。（可参见下节《常用书信用语》的“祝颂语”。）常用的如 ：
此致（主体部份写完，另起一行，空两格写，不用写标点）
敬礼！（另起一行，顶格写）
也可以在主体部份写完，这样结尾：
祝您
身体健康！工作顺利！
结尾的习惯写法有两种：
（1）在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4．署名和日期
在书信最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给的亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。如：
如友：大林
20XX年12月25日
日期一项，用以注明写完信的时间，写在署名之后或下边。有时写信人还加上自己的所在的地点，尤其是在旅途中写的信，更应如此。（以上来源名称: 日常实用应酬大全；来源责任者: 张建华 陈思；出版者名称: 广东经济出版社）
信封写法：
左上方填写邮编及收信人地址；信封中间居中写收信人姓名，加上称呼。它可以是写信人对收信人的称呼，也可以是邮递员对收信人的称呼。后者为王力先生的观点，实际上邮递员只认为是写信人对收信人的称呼。收信人后面没有称呼是不礼貌的，属于格式上的错误。信封右下方为寄信人地址及邮编。
学生写书信的注意事项：
1、书信是交际的工具，所以有什么话就直截了当地写出来，一般无须含蓄婉转，它的语言要口语化，不能文白相间不伦不类。
2、书信中的称呼和措辞要倍加注意，称呼要根据双方的亲疏程度，由个人来定，但求恰当，不失礼貌，以免引起收信人的不满，影响彼此的关系。
信件不能用铅笔书写，以防模糊不清，也不要用红笔书写，这会认为是绝交信。一般用毛笔、兰水笔或圆珠笔书写。信纸一般用专用信纸或稿纸，切不可随便捡一片纸就写信。
3、不要为写信而写信。人们写信大都事出有因，不能不写，写信时就会一气呵成，情感之气韵流贯始终。若应付差使，赘言连篇，不仅会让对方反感，也会造成彼此关系的疏远。
4、信件书写务求字迹工整，一般也不要出现错字、别字，写过信后通常应检查一遍，看看所写内容是否全已写出，同时检查语句是否存在不通的现象或有错别字出现。信件一定要保持清晰整洁，不可涂抹太多。
标准格式以及范文
1）称呼
写一封信，先要把收信人的称呼顶格写在第一行，然后，再在后面加上冒号，表示下面有话要说。
（2）问候语
问候语要写在称呼的下一行，空两格。它可以独立成为一段。
（3）正文
正文一般分为连接语、主体文、总括语三个部分。每一个部分开头都应另起一行，空两格落笔。
（4）祝颂语
祝颂语是表示致敬或祝贺一类的话，如“此致”、“祝”等。它可以紧接着正文写，也可以独占一行，空两格写。另外，在写与“此致”和“祝”相配套的“敬礼”、“健康”一类表示祝愿的话语时，一般要另起一行顶格写。
（5）署名
写完信之后，在信的右下角写上发信人的姓名叫做署名。在署名的前面一般还要加上合适的称谓，如“同学”、“好友”，“弟”“妹”等。
（6）日期
发信的日期可写在具名的后边，也可以另起一行。
一、称呼：要根据写信人与收信人之间的关系来决定。例文的作者是写给表姐“小溪”的，所以称呼是“小溪姐姐”。
小学生与收信人的关系大体可分为两种：自己与长辈，自己与平辈。如果是长辈亲属，只写称谓即可，如“姑妈”、“舅舅”等，不必写姓氏；如果不是亲属，则应在称呼前加上姓氏或姓名，如“宋姨”、“刘海叔叔”等。平辈之间，一般要在称呼前加上姓名或名字，如“赵孟彤同学”、“欣禹妹妹”等。还可以在“称呼”前加上“尊敬的”“想念的”等修饰词语，表达自己对收信人的某种感情。
称呼是书信的开头，要顶格写。称呼后面要加冒号。
二、问候语：如果收信人是长辈，可以写“您好”；或“身体好吗”等；如果收信人是平辈，可以写“你好”；如果收信人不是一个人，一般写“你们好”或“大家好”，不可以写“您们好”（“您”后面不能加“们”）。
问候语另起一行，空两格写。
三、正文：这是书信的主要部分，要直截了当地把要告诉对方的内容条理清楚地写下来，要写出真情实感。如果要说的事情不止一件，应每件事写一段。书信不要使用华丽的词语，更不能言不由衷。
正文可以紧接问候语写，也可以另起一行空两格写。
四、祝愿语：正文写完后，通常要向对方表示致敬或祝福。另起一行，空两格写“此致”或“祝你”，再另起一行顶格写“敬礼”或“健康”等祝福的话。同学之间，祝愿语可以写“祝你学习进步”之类的内容。
五、署名：在信纸的右下方写上自己的名字，前面还可以注明自己的身份，如“学生崔琳”、“侄儿宏洋”等。
六、日期：把写信的具体时间写在署名的正下方，应写清年月日（不写年份是错误的），以备收信人日后查阅。
写完信，填写好信封，贴足邮票，就可以寄出了。
病情证明书模板
医院病情证明书管理制度
病情证明书是具有一定法律效用的医疗文件，是作为司法鉴定、保险索赔、休假等重要依据之一。为做好此项工作、进一步加强病情证明书的管理，根据《中华人民共和国执业医师法》及《医疗机构病历管理规定》，结合我院实际情况，特作如下规定：
1、病情证明书用于门（急）诊及出院病人的病情、诊断、休假证明，由经治医师开具并签字，非经治医师及无处方权医师无权出具。
2、凡需出具疾病证明书的患者，由经治医师核对其身份，根据病情开具相关证明，字迹清楚、内容准确，不得涂改，不得弄虚作假；经治医师签字后，在门诊导医台处盖章生效。
3、临床医师要以科学、严谨、实事求是的态度，认真开具诊断证明书和病假证明书，每项诊断都应具备客观、科学的诊断依据，经治医师对所做的诊断负责。
4、开具病假天数为3天（妇产科人工流产及骨科部分病种除外）。期满仍需继续休息者，应在门诊随诊后由接诊医师重新出具。
5、病情证明书上只能写病情、诊断及与病情诊断相关的医嘱、建议。我院诊断证明书不涉及职业病的诊断和病人伤残情况、劳动能力（病退）判定。
6、导医台须对医师开具的疾病诊断书和病假证明书认
真审核，严格把关，遇有异议，可请示门诊部主任或医务科科长决定。
7、导医台应加强对印章的管理，必须在医师已填写完毕并签名的前提下方可在病情证明书上加盖“病情介绍专用章”，空白病情证明书一律不得给予盖章。导医台做好加盖“病情介绍专用章”相关登记工作。
7、为本院职工开具的诊断证明书和病假证明书，必须由医师所在科室主任签字后盖章。本院职工持病假证明书请病假的，必须携带门诊病历（或出院病情证明）、检查报告单及疾病诊断书。
8、凡复印件、复写件均不予盖章。
9、不按上述规定开具疾病证明书或开具虚假病证者，每次发现将给予本人200元罚款；情节严重，导致纠纷者，上报医务科及办公室，给予严惩！
10、为规范医疗管理，避免法律纠纷，门（急）诊病人每次就诊、住院病人出院只能出具一次病情证明书，遗失不补。医师在开具病情证明书时应向病人及家属交代清楚，嘱其妥善保管。
11、本制度自下发之日起执行，既往与本制度不一致的，一律以本制度为准。
情况说明的写作方法和技巧
情况说明是一种工作中经常用到的文体，当单位或个人需要对某项工作或某一问题、某一事件向公众、有关部门或个人作出解释说明时，都会用到。
情况说明有用于个人的，如公务员个人政审情况说明、个人工作情况说明、入党个人情况说明等。也有用于单位的，如甘肃省康县卫生局2月15日发出的《关于康县呼吸道感染性疾病防控工作的情况说明》、河南商丘市委宣传部官方微博2月24日发出的《关于“河南商丘120急救车出现在海南三亚风景区”一事的情况说明》，都是相关单位就某一具体事件做出的说明。
大多数情况说明是对问题、事件的解疑释惑，介绍问题、事件的来龙去脉，专业性不是很强。但也有部分情况说明专业性很强，比如财务情况说明、刑事案件和刑事诉讼中的情况说明等。
情况说明如果说明得当，可以及时解答疑惑，化解矛盾；如果说明不当，也可能会引发更多问题。在现实生活中，因表述欠妥而“抢占”媒体头条的情况说明，屡屡出现，引发争议。因此，情况说明的写作，是一件必须要严谨、慎重对待的事情。
一、恰当命题，一目了然
情况说明的标题，一般不用“情况说明”这样简单的几个字，而是多采用“关于××的情况说明”的格式，便于受众能够直接知晓说明的事项，获知必要的信息，并决定是否进一步了解具体内容。如《关于我国茶馆行业标准化工作及相关机构的情况说明》《关于四川省国土资源厅财政拨款“三公”经费2013年决算的情况说明》这样的标题，简单明白，受众易于作出阅读判断，从而节省时间和精力，更加符合人们的阅读习惯。
情况说明的标题也可以灵活多变，采用“关于××情况的说明”“关于××情况的专项说明”“关于××情况的公开说明”等。比如，《关于承诺履行情况的公开说明》《关于证券投资情况的专项说明》等。
有时，还可以在标题中加入单位名称。比如，《博乐市人民政府关于富达市场拆迁有关情况的说明》。
二、区分对象，准确称谓
情况说明在有致送对象的情况下要写明主送机关。比如，安徽省霍邱县王截流乡人民政府2014年11月20日向霍邱县水务局报送的《关于王截流乡王楼村水渠、大塘项目规划的情况说明》，其主送机关就写明了是“县水务局”；某工程公司因拖欠工资造成部分农民工围堵市政府大门讨薪，市政府要求该工程公司上报一份情况说明，这份情况说明也需要写明主送机关是“××市人民政府”。
如果是向领导报送的情况说明，则可以直接采用称呼语。比如，某位同志因公外出，但相关支出票据丢失造成无法报销，需要向单位领导说明情况，并请求予以审批报销，此时的情况说明可考虑写为“尊敬的局领导”等。
如果是面向公众发出的情况说明，则不需要写出称谓。如，民政部2014年8月发出的《关于新式中华人民共和国残疾军人证的情况说明》，因为面向的群体是公众，所以并没有主送机关或称谓；前文提到的《关于“河南商丘120急救车出现在海南三亚风景区”一事的情况说明》及时回应网络舆情，其面向的是广大网民，也没有主送机关或称谓。就某一事件向公众作出的说明，类似于情况通报。两者在写法上有相似之处，但从传播心理学的角度来看，情况通报代表一定的官方立场，具有权威性；情况说明虽往往也由官方发出，但具有平等性、亲和性，更易于接受。
三、介绍经过，实事求是
在写作实践中，除了财务情况说明、刑事司法中的情况说明等具有特殊要求外，多数情况说明并无特殊的专业性要求。但一般情况下，都包括背景介绍、事实经过、处理措施等几项内容。
（一）简明扼要说明背景
介绍背景是为了让有关部门、人员了解事情的前因，掌握更多背景资料，为顺利阅读后文、得出准确判断做铺垫。这些背景必须和要说明的事件密切相关，既要交代完备详尽，又要避免喧宾夺主。
比如，镇海区人民政府办公室网络发言人2012年10月24日发布的《关于镇海炼化一体化项目有关情况的说明》一文，简明扼要地交代了镇海炼化一体化项目的年产量、工程概况、项目总投资、选址、占地等情况，指出项目的重要意义。同时，回应群众质疑的环境污染问题，有针对性地点明“炼化一体化项目按照环保部和省、市、区环保部门的要求，执行最严格的排放标准，采用先进的清洁生产工艺和技术，对工艺产品方案和主体装置组成进行优化，其中环保总投入约36亿元”，以便打消群众顾虑，化解矛盾。
（二）尊重事实说明经过
详述事情经过是情况说明必不可少的内容，要如实地把事件发生的时间、地点、参与人，以及事件起因、发展、结果等详细写出。这部分内容要求实事求是，尊重事情本来面貌，并突出主要问题和主要矛盾。比如，本溪市卫生局2013年4月17日发布的《关于本溪市中心医院医疗纠纷情况说明》，详细写明了事情的整个过程：
患者张某，男，57岁，2013年4月8日19:06，患者因饮酒活动后自觉心慌不适呼叫“120”急救，“120”救护车在接到指令后即刻出发。在接到患者后，患者及家属拒绝现场诊断及检查，要求住院治疗，急救车医生告知中心医院循环内科病房已满床，当晚无法再收治新患（近两年来中心医院内科病房人满为患，各病房实行报满床制度，并要求“120”和急诊在第一时间告知患者及家属），可以到急诊抢救室或留观室诊治，患者及家属知情后仍选择前往中心医院，“120”救护车于19:35将患者送至中心医院急诊门诊，患者到达急诊门诊后拒绝各项检查，只是强调要住院治疗且情绪激动，急诊医生再次告知病房已无法收治新患，并建议患者到急诊抢救室诊治（有急诊病志证明)，患者及家属拒绝并自行离开医院(有监控录像证明）。当晚20:07，患者出现意识不清，患者家属再次呼叫“120”急救，“120”救护车于20:14到达患者家中进行现场抢救，但终因患者病情危重抢救无效死亡。
介绍事情经过，对事件的关键环节不能遗漏、不能随意添加、不能避重就轻、不能主次不分，更不能随意更改事实、伪造虚假信息和情节。在用词用语上要认真推敲、细加斟酌，避免出现歧义、误解，甚至引发更大争议。
就一些工作进行的情况说明，只需要交代清楚具体内容即可。比如，《关于新式中华人民共和国残疾军人证的情况说明》就从“新式残疾军人证基本特征”“新式残疾军人证防伪标识”“新式残疾军人证真伪鉴定”三个方面做了说明。
（三）简洁明了说明处置
针对一些事件的情况说明，要明确写出处理措施、处理结果和现状等。比如，睢县网2015年2月26日发布的《网曝睢县中医院医生被逼喝尿事件的情况说明》一文，明确写出了处置措施：
2月21日15时，睢县公安局接到报警后，立即组织警力赶到现场处置。事件发生后，当地党委、政府高度重视，及时慰问、看望当事医生，并迅速成立了由多部门组成的事件调查组。
2月24日，公安机关根据查证事实，依法对涉嫌犯罪的轩某、许某以涉嫌聚众扰乱社会秩序罪予以刑事拘留，轩某、许某、许某某被取保候审。另，涉案人员亲属已向当事医生赔情道歉。
同时，该文还回应网民关注的焦点，点明“根据公安机关调查，经当事医生证实，在整个事件中有一名死者家属扬言让医生喝尿，但并未发生医生被逼喝尿的情节”。
此部分的写作，尽量言简意赅，避免花费大量篇幅。2015年1月2日，某市道外区太古街727号一日杂品仓库发生火灾。次日，该市公安局官方微博发布情况说明，全文共585个字，其中，表达“领导高度重视”的内容占去258个字，将近一半，引来广泛批评。此类现象时有所见，不仅无法起到消除公众疑问、说明真相的作用，反而带来了更大的负面影响。
四、妥善落款，凸显权威
情况说明的文后，均要有落款。落款既要写明发文机关，显示权威性，也要注明时间，增强时效性。一般情况下，还需要加盖公章，表明真实性。如果是个人作出的情况说明，署名时可以采用亲笔签名。
在网络舆论和新媒体日益活跃的今天，情况说明使用范围不断扩大，受到的关注程度也越来越高。它对于回应舆论热点和民众关切、传播正面信息、抵制谣言等具有积极意义，因此，撰写好情况说明十分重要，各种机构和单位的文秘人员均有必要掌握其写作方法和技巧。
情况说明书格式及范文
XXX：
我已于2011年7月在天津师范大学顺利毕业，并取得毕业证书。就读期间办理的学生证在毕业前已由天津师范大学统一收回，故现在只能提供毕业证复印件，无法再提供学生证原件。
特此说明。
我叫张三，家在重庆××县×××镇 ××××村×××社，家中有七口人。家居贫困山区，家境贫困，其主要经济来源靠种农田为生，无其它任何经济来源，现母亲因劳累过度，而生病需长期药物疗养，增加了家庭负担，再加上父亲年老体弱母亲身体不好，且有一祖母已70多岁，常年卧病在床。姐妹四人均在上学。全家的生活重担全靠父母种几亩责任田来维持，为了四姐妹上学，其父母借遍了亲友。全家年总收入不超过叁仟元，人均月收入远远低于350元。
某某公司：
目前我们双方要签订合同，贵公司要求提供经过年检的营业执照，我公司表示理解。 由于我公司营业执照正在工商年检之中，估计一个月之内可以解决。
特此说明。
此致
敬礼!
一、企业生产经营的基本情况
(一)xxxxx公司成立于xxxx年xx月xx日，公司的主营业务范围：(根据营业执照上抄)。企业从业人员共xx人，全部是xx以上学历，并具有专业的从业经历，适应企业的发展及业务需要。
(二)生产经营情况
公司为xxxx年度成立的企业，企业处于xxxxxx的阶段，在xxxxx年度有xxxx营业收入，在xxxx年度会实现xxxxx收入。
二、利润实现、分配情况
公司目前处于xxxx的状况。预计在xxxx年度会有xxxx左右的收入，并实现盈利xxxx。以达到预期目标。
三、资金增减和周转情况
(一)各项资产所占比重
xxxx年度期末流动资产占总资产的xx%，固定资产占总资产的xx%，公司资产的比重正常健康。公司成立至今，资产结构一直稳健正常。
(二)负债情况
负债为短期负债和长期负债，短期负债占负债的xx%，长期负债占负债的xx%，均在合理的时间范围内，因此相对稳定。
四、针对本年度企业经营管理中存在的问题，新年度拟加强内部管理，增加外部沟通，激励员工等具体措施来提高公司的经营业绩，扩大公司的业务范围。
情况说明书格式
二、台头部分:某某国税局
三、本企业基本情况：成立日期、认定一般纳税人日期、法人、财务负责人姓名，经营地址、注册资金、主要经营项目。
四、本企业最近几个月的收入、税金、税负情况；财务核算情况，是否按时纳税
五、本企业发票的核定情况，以及最近几个月的发票使用情况；特别是增值税发票使用情况。
六、本企业申请发票增量的理由：有无大笔定单或合同，根据现有核定情况无法满足实际要求。
七、提出申请，根据我企业的实际情况，现申请发票增量。
八、落款：某某公司
九、日期：速腾后刹车油泵问题的说明函尊敬的媒体朋友：海辰机构作为一汽-大众“大众”品牌全国唯一指定公关代理公司，现就XX年8月10日《京华时报》报道一汽-大众速腾后刹车油泵问题的进展情况向媒体朋友通报如下：1.一汽-大众领导看到报道后非常重视，立即启动危机处理应急机制，在两个小时内查明：到目前为止在全国范围尚没有收到一例关于后刹车盘油泵问题的投诉；2.文中提到的用户情况为：该用户主观感觉车后部有异响，委托其修车的朋友检查，该朋友建议去4s店做后刹车泵检查是否漏油，经一汽-大众特约维修服务站亚之杰检查未发现任何问题(请见亚之杰维修工单)；3.一汽-大众有关方面就文中提及另外车辆问题正在努力联系记者请求提供车架号以便一汽-大众澄清事实、查明原因，更好地为客户解决问题；4.一汽-大众多年以来一直秉承“用户第一”的理念，特别是在今年营销变革实施之后成立了“质量安全保障部”负责产品质量、安全方面的工作。因《京华时报》反应的问题涉及到汽车安全，根据一汽-大众相关规定：涉及安全问题必须24小时之内解决。目前相关工作已经全面启动，如有更新进展我们会随时通报媒体朋友。一汽-大众对媒体朋友多年来的支持与关注在此表示深深的感谢!
情况说明书规范格式
一、标题部分：某某公司申请发票增量的申请
二、台头部分：某某国税局
三、本企业基本情况：成立日期、认定一般纳税人日期、法人、财务负责人姓名，经营地址、注册资金、主要经营项目。
四、本企业最近几个月的收入、税金、税负情况；财务核算情况，是否按时纳税。
五、本企业发票的核定情况，以及最近几个月的发票使用情况；特别是增值税发票使用情况。
六、本企业申请发票增量的理由：有无大笔定单或合同，根据现有核定情况无法满足实际要求。
七、提出申请，根据我企业的实际情况，现申请发票增量。
八、落款：某某公司
九、日期：
